Digitaal Dossier Douane: stand van zaken

evofenedex heeft deze signalen besproken met de Douane tijdens het projectoverleg van 10 juni.

Een van de grootste knelpunten is het gebrek aan tijdige informatie over zendingen die voor een fysieke controle zijn geselecteerd. In de eerdere werkwijze ontvingen bedrijven een PLATO-nummer en was direct zichtbaar welke artikelen gecontroleerd moesten worden. Daardoor konden zij controles efficiënt voorbereiden. Deze werkwijze zou doorgezet moeten worden na livegang van het Digitaal Dossier. Communicatie over PLATO-nummers zal nog steeds vanuit het DLTC via e-mail verlopen, ter ondersteuning van de digitale systeemkoppeling.

Statusmeldingen

Gebruikers melden ook dat automatische statusmeldingen ontbreken wanneer een upload mislukt of documenten niet leesbaar zijn. Volgens bedrijven verloopt het proces daardoor minder voorspelbaar. Zij moeten vaker telefonisch of per e-mail contact opnemen om duidelijkheid te krijgen. Dat leidt tot extra administratieve lasten voor zowel het bedrijfsleven als de Douane en zorgt voor langere afhandelingstijden. De Douane geeft aan dat de communicatie hierover een samenspel is tussen de Douane en softwareontwikkelaars. De Douane heeft slechts beperkte invloed op de berichten die vanuit douanesoftware worden verstuurd. De volgende berichten worden vanuit het Digitaal Dossier verzonden:

• verzoek om bescheiden in te sturen voor invoer (IE460)
• verzoek om bescheiden in te sturen voor uitvoer (IE560)
• herinnering om bescheiden in te sturen voor invoer (IE438)
• herinnering om bescheiden in te sturen voor uitvoer (NLRRD)

Deze berichten worden automatisch en digitaal uitgewisseld. Per softwareleverancier kan verschillen of en hoe statusindicaties worden weergegeven.

Meer fysieke controles

Daarnaast ontvangt evofenedex signalen over een opvallende toename van fysieke controles, ook bij AEO-gecertificeerde bedrijven. De Douane lichtte tijdens het overleg toe dat op 15 mei de controleprofielen voor fysieke controles zijn aangescherpt. Daarbij is onvoldoende rekening gehouden met de mogelijke gevolgen voor de invoering van Digitaal Dossier. Inmiddels heeft de Douane deze profielen teruggebracht naar de oorspronkelijke situatie. Deze wijziging is begin deze week doorgevoerd.

Problemen nog niet opgelost

De Douane werkt nog aan het oplossen van verschillende kinderziektes in het Digitaal Dossier. Van 16 mei tot en met 4 juni monitorde de Douane dagelijks de situatie. Dat leidde op 4 juni tot een update van DMS, waarin een aantal issues is opgelost. Tijdens de dagelijkse overleggen na 4 juni zijn geen nieuwe ernstige issues geconstateerd die met een snelle aanpassing moesten worden verholpen. Issues die nu aan het licht komen, neemt de Douane mee in de geplande DMS-update van 27 juni 2026.

Een bekend probleem betreft het uploaden van xls-bestanden. Deze bestanden kunnen zonder foutmelding worden geüpload, maar blijken vervolgens niet door de Douane te kunnen worden geopend. De Douane vraagt bedrijven daarom bestanden niet dubbel aan te leveren (via de systeemkoppeling en e-mail) en altijd contactgegevens mee te sturen bij het indienen van bescheiden. Meer informatie staat in de veelgestelde vragen over het Digitaal Dossier.

Daarnaast biedt de douane bedrijven met zendingen van bederfelijke goederen of levende dieren de mogelijkheid om deze met voorrang te laten behandelen. Hiervoor kan een e-mail worden gestuurd naar de DMS-postbus, met in de onderwerpregel de vermelding "SPOED PER" gevolgd door het MRN.

evofenedex blijft ervaringen uit het bedrijfsleven verzamelen en periodiek bespreken met de Douane. Ervaar je knelpunten bij het gebruik van het Digitaal Dossier? Deel je ervaringen via het communityplatform of neem contact op met de ledenservice.