Auditfile Voorraad: administratieve last of sleutel tot toekomstbestendige douanecompliance?
Wat het werken met de Auditfile Voorraad concreet betekent voor bedrijven
De digitalisering van douaneprocessen versnelt. Tegelijkertijd stellen toezichthouders steeds hogere eisen aan data, transparantie en controle. Eén ontwikkeling die daarbij steeds vaker genoemd wordt, is het werken met de Auditfile Voorraad. Maar wat betekent dit concreet voor bedrijven? Is het vooral een extra verplichting of juist een investering in efficiëntere en toekomstbestendige compliance?
Binnen Europa verschuift het toezicht steeds meer richting datagedreven controle. Toezichthouders zoals de Douane, de Belastingdienst en de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit kijken daarbij steeds vaker naar hoe bedrijven hun data organiseren, vastleggen en delen. Transparantie is daarbij een must.
De Auditfile Voorraad past binnen deze ontwikkeling. Deze biedt een gestandaardiseerde dataset waarmee bedrijven hun voorraadadministratie en goederenstromen inzichtelijk kunnen maken voor toezichthouders. Dit sluit aan bij bredere Europese ontwikkelingen, zoals de hervorming van het Douanewetboek van de Unie (DWU) en de nadruk op digitale gegevensuitwisseling tussen de EU-lidstaten.
Ook binnen de voorstellen voor het nieuwe Douanewetboek van de Unie (nDWU) speelt toegang tot data een belangrijke rol. Waar eerder werd gesproken over real-time data access, is dit inmiddels aangepast naar as close to real-time as technically possible. Dit benadrukt dat digitale beschikbaarheid van gegevens steeds centraler komt te staan in het douanetoezicht.
Trade Compliance Community-bijeenkomst
Tijdens de Trade Compliance Community-bijeenkomst van evofenedex op 15 april gaan experts uit het bedrijfsleven, softwareleveranciers en de Douane met elkaar in gesprek over de Auditfile Voorraad. Dit gratis evenement is exclusief voor leden.
Auditfile Voorraad versus bestaande compliance-instrumenten
Veel bedrijven werken momenteel met self-assessmentbestanden of andere rapportages om hun compliance richting de Douane aan te tonen. Dat roept een belangrijke vraag op: kan een Auditfile Voorraad deze systemen vervangen of vereenvoudigen?
Tijdens de communitybijeenkomst gaan we onder meer in op:
- De verschillen tussen de Auditfile Voorraad en bestaande instrumenten zoals GPA en T&CT.
- De vraag of de Auditfile Voorraad kan helpen om compliance efficiënter aan te tonen.
- De rol van dashboards, data-analyse en inzicht in goederenbewegingen voor douanetoezicht.
De Douane deelt hierbij zijn visie op de mogelijke meerwaarde van de Auditfile Voorraad voor zowel bedrijven als toezichthouders.
Praktijkervaringen uit het bedrijfsleven
De implementatie van DMS werd rond medio 2024 afgerond. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat bedrijven die gebruik wilden maken van de ketenregeling (DMS 4.1) hun Auditfile Voorraad binnen zes maanden na de implementatie van DMS zouden opleveren. Inmiddels zijn we echter bijna anderhalf jaar verder, en blijkt dat de meeste bedrijven de implementatie hiervan nog niet hebben afgerond.
Softwareleverancier Stratech geeft aan dat de implementatie minimaal drie maanden duurt. Tegelijkertijd zijn er bedrijven die sinds september 2024 met het traject bezig zijn en nu de afronding naderen. Tijdens de sessie delen we allerlei praktijkervaringen, bijvoorbeeld over:
- De technische inspanning die nodig is om de Auditfile Voorraad te bouwen.
- Hoe bedrijven omgaan met andere IT-projecten die parallel lopen.
- Welke keuzes bedrijven maken over de reikwijdte. Zoals de vraag of ook vrije voorraad moet worden opgenomen.
Van verplichting naar strategisch voordeel?
Een interessante discussie is of de Auditfile Voorraad vooral een verplichting is voor een beperkte groep bedrijven, of juist een strategisch instrument kan zijn.
Wanneer data beter beschikbaar en gestructureerd zijn, kan dit immers ook voordelen opleveren voor bedrijven zelf. Denk aan:
- sneller inzicht in goederenstromen
- betere interne controle op douaneprocessen
- meer wendbaarheid en weerbaarheid in een steeds complexer handelsklimaat
- sterkere concurrentiepositie door datagedreven werken
Foto: Douane Nederland.
Vragen over internationaal ondernemen?
Agnieszka en haar collega's helpen je graag verder
Vragen over internationaal ondernemen?
Alice en haar collega's helpen je graag verder