CERTEX: bedrijven moeten vaker extra gegevens aanleveren bij invoeren of uitvoeren van goederen

Sinds 2022 ligt in wetgeving van de Europese Unie (EU) vast dat de EU Customs Single Window–omgeving moet zorgen voor een betere afhandeling van douaneaangiften en de bijbehorende niet-douaneformaliteiten. Onder coördinatie van DG TAXUD wordt hiervoor momenteel het digitale EU CSW-CERTEX-systeem (European Union Customs Single Window Certificate Exchange) ontwikkeld. CERTEX maakt het mogelijk dat douanediensten in alle lidstaten digitaal certificaten en documenten kunnen valideren, die afkomstig zijn uit diverse Europese toezichtportalen.

Wat doet CERTEX?

CERTEX koppelt nationale aangiftesystemen, zoals de Nederlandse systemen DMS en DVA, aan Europese databases die toezien op niet-douaneformaliteiten. Hieronder vallen onder meer TRACES, het CBAM-register en het F-gasportaal. De Douane kan zo realtime controleren of aan de vereiste certificaten en vrijgaven is voldaan. Denk aan stoffen die de ozonlaag afbreken, fytosanitaire keuringen of goederen met gefluoreerde gassen.

De informatie uit deze EU-systemen wordt via CERTEX automatisch uitgewisseld met nationale douanesystemen én teruggekoppeld naar het ‘counterpart’-systeem, bijvoorbeeld TRACES of het F-gasportaal. Hierdoor kunnen goederen sneller worden vrijgegeven wanneer alle formaliteiten correct zijn vervuld.

Impact op bedrijven en softwareleveranciers

CERTEX moet worden opgenomen in de processen voor invoer, uitvoer en vervoer. Dit betekent dat:

• bedrijven die zelf aangifte doen in bepaalde gevallen extra gegevens in hun aangifte moeten opnemen;
• bedrijven die met een douanevertegenwoordiger werken tijdig correcte aanvullende informatie moeten aanleveren;
• douanesoftwareleveranciers systemen moeten aanpassen volgens de nieuwe specificaties.

Nieuwe formaliteiten die onder CERTEX vallen

Momenteel vallen elf niet-fiscale formaliteiten onder CERTEX. De resterende formaliteiten worden in onderstaande fasen toegevoegd. GGB staat voor Gemeenschappelijk Gezondheidsdocument van Binnenkomst.

• GGB-A (dieren) EU 2017/625, ingangsdatum: 13-12-2025
• COI (biologisch) EU 2018/848, ingangsdatum: 13-12-2025
• CBAM DA 2022/2399, ingangsdatum: 01-01-2026
• GGB-D (diervoeders en levensmiddelen niet-dierlijk) EU 2017/625, ingangsdatum: 02-02-2026
• GGB-PP (planten en plantaardige producten) EU 2017/625, ingangsdatum: 02-03-2026
• GGB-P (dierlijke producten) EU 2017/625, ingangsdatum: 01-04-2026

Na invoer en uitvoer volgen in het eerste kwartaal van 2026 toepassing op opslag en vereenvoudigde aangiften en in het begin van het tweede kwartaal voor IIAA (Inschrijving in de Administratie van de Aangever). Daarnaast is de Douane in overleg met het bedrijfsleven om voor de regeling vervoer CERTEX live te laten gaan in het derde of vierde kwartaal van 2026.

De verwachting is dat CERTEX op termijn wordt uitgebreid naar onder meer producten die onder wetten vallen die gaan over ontbossing, kritische grondstoffen, ecodesign (inclusief digitaal productpaspoort), dwangarbeid, verpakkingen (PPWR), speelgoedveiligheid en chemische stoffen (REACH).

Rotterdamse regeling onder druk

Tot nu toe bleef de impact op het bedrijfsleven beperkt, maar de implementatie van CERTEX voor GGB-P lijkt het einde van de zogenoemde Rotterdamse regeling in te luiden. Deze regeling maakt het mogelijk containers zonder begeleidend document naar een keurpunt te vervoeren.

“Onder CERTEX zou vervoer alleen nog mogen plaatsvinden onder transitaangifte”, aldus Agnieszka Brodacz, specialist Customs & Trade Compliance bij evofenedex. “Dit zorgt voor extra administratieve kosten en levert vertraging op bij aangifte en vrijgave. Bovendien verzwakt het mogelijk de concurrentiepositie van Nederland; vooral bij goederen waarvoor quota gelden.”

Ketenpartners, koepelorganisaties, de Douane en de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit onderzoeken momenteel alternatieven voor de Rotterdamse regeling. Een optie voor de lange termijn is een havenbrede oplossing voor de Ruimte tijdelijke opslag, zodat containers zonder extra formaliteiten van terminal naar keurpunt kunnen worden vervoerd. Een ander scenario dat wordt overwogen is een werkwijze die vergelijkbaar is met het huidige proces voor GGB-PP. Hierbij wordt de invoeraangifte ingediend na het bereiken van D-conform, terwijl de container nog op de terminal staat. Daarna wordt – na de aangifte aanvaarding (en reservering van quota) – het vervoer naar het keurpunt toegestaan.

Naar een volledig B2G-model in 2031

In de huidige fase van de implementatie van CERTEX moeten bedrijven zowel gegevens invoeren in EU-systemen (zoals TRACES) én aanvullende informatie opnemen in de douaneaangifte. Vanaf 2031 moet CERTEX ook de business-to-government (B2G)-communicatie ondersteunen. Dan kunnen bedrijven alle benodigde gegevens uitsluitend via hun douaneaangifte indienen, zonder aparte invoer in EU-systemen.

Juridische basis

De ontwikkeling van CERTEX steunt op vijf belangrijke EU-regelgevingen:

1. Beschikking 70/2008/EC – Papierloze douaneomgeving voor overheid en bedrijfsleven
2. Verordening 952/2013/EU – Uniforme en gemoderniseerde douaneprocedures
3. Verordening 2022/2399/EU – Instelling van de EU-Single-Window-omgeving
4. Gedelegeerde Verordening 2024/2514/EU – Verwijzing naar sectorale wetgeving voor niet-douaneformaliteiten
5. Uitvoeringsverordening 2024/2415/EU – Regels voor informatie-uitwisseling via CERTEX

Vragen of knelpunten?

Heb je vragen of loop je tegen problemen aan bij de implementatie van CERTEX? Neem dan contact op met onze ledenservice. evofenedex neemt actief deel aan de CERTEX-projectgroep en kan je signalen daar direct inbrengen.