Documenten bij wegvervoer

Vervoerders die tegen betaling goederen van andere partijen vervoeren, kunnen beboet worden als zij geen CMR-vrachtbrief (vrachtbrief) bij zich hebben. De vrachtbrief is in die gevallen (nationaal) wettelijk verplicht gesteld en is een belangrijk controlemiddel voor nationale handhavers. Bij grensoverschrijdende vervoerovereenkomsten dient de vrachtbrief als vastlegging van deze overeenkomst. De verplichting een vrachtbrief bij je te hebben, vloeit voort uit het CMR-verdrag (verdrag).

Dwingend recht

Het verdrag stelt inhoudelijke eisen aan de vrachtbrief. Artikel 6 van het verdrag geeft een uitgebreide opsomming van zaken die in de vrachtbrief genoemd moeten worden:

1. Plaats en datum van het opmaken van de vrachtbrief;
2. Naam en adres van de afzender, de vervoerder en de geadresseerde;
3. Plaats en datum van inontvangstneming van de goederen en plaats van bestemming;
4. De gebruikelijke aanduiding van de aard van de goederen en de verpakkingswijze en, voor gevaarlijke goederen, hun algemeen erkende benaming;
5. Aantal colli, hun bijzondere merken en nummers;
6. Brutogewicht of de hoeveelheid goederen;
7. De op het vervoer betrekking hebbende kosten (vrachtprijs, bijkomende kosten, douanerechten en andere kosten die gemaakt zijn vanaf het sluiten van de overeenkomst tot aan de aflevering);
8. De benodigde instructies voor het vervullen van (douane)formaliteiten;
9. De aanduiding dat het vervoer is onderworpen aan de bepalingen van het verdrag, ongeacht enig tegenstrijdig beding.

Het tweede lid van hetzelfde artikel noemt een aantal zaken waarvan vermelding optioneel is. Het verdrag schrijft niet voor wie de vrachtbrief moet opmaken, maar het is de afzender (opdrachtgever) die de juiste informatie moet verstrekken. In de praktijk komt het voor dat een ander, die niet per se partij is bij de vervoerovereenkomst, de vrachtbrief opmaakt; bijvoorbeeld een logistiek dienstverlener.

Het verdrag bevat dwingendrechtelijke wetgeving. Dit betekent dat partijen niet zomaar afwijkende afspraken mogen maken. Het staat partijen wel vrij zelf afspraken te maken over zaken die het verdrag níet regelt. In de praktijk zie je dat partijen dit doen door gebruik te maken van een standaard CMR-/AVC-vrachtbrief. De Algemene Vervoerscondities (AVC) worden dan aanvullend van toepassing verklaard. Deze condities geven invulling aan de zaken die het verdrag onbenoemd laat, zoals wie er moet laden.

Doorhalen logo’s

Een veelgemaakte fout bij het gebruik van de standaardvrachtbrief is het doorhalen van de logo’s bovenaan de CMR-/AVC-vrachtbrief. Partijen proberen hiermee aan te geven dat zij uitsluitend binnenlands of juist buitenlands vervoer verrichten. Dit is echter niet de functie van de logo’s en het komt niet overeen met de tekst onder de logo’s:

“Indien de overeengekomen plaats van inontvangstneming en van aflevering van de zaken zijn gelegen in twee verschillende landen zijn het CMR-Verdrag alsmede in aanvulling daarop de Algemene Vervoercondities 2002, laatste versie, van toepassing.”

“Indien de overeengekomen plaats van inontvangstneming en van aflevering van de zaken zijn gelegen in Nederland zijn de Algemene Vervoercondities 2002, laatste versie, van toepassing.”

De vraag is welk effect het doorhalen heeft en hoe een rechter hiernaar zal kijken. Bij de beantwoording van deze vraag wordt gekeken naar alle omstandigheden van het geval. Omstandigheden kunnen bijvoorbeeld zijn: wat bedoelen partijen ermee, hoelang volgen ze deze praktijk al en welke gevolgen wijzen ze toe aan het doorhalen? Het doorhalen kan echter niet zonder meer leiden tot het buiten werking stellen van de AVC dan wel het verdrag.

Zeker niet nu het verdrag automatisch van toepassing is zodra er grensoverschrijdend vervoer van of naar een andere lidstaat plaatsvindt. Als je via de vrachtbrief wilt aangeven dat je slechts nationaal of internationaal vervoer verricht, is het raadzaam een standaard vrachtbrief te gebruiken, die speciaal bedoeld is voor nationaal vervoer (Beurtvaartje of AVC-vrachtbrief) of internationaal vervoer (CMR-vrachtbrief, zonder dat daarbij de AVC aanvullend van toepassing worden verklaard).

eCMR van TransFollow

Net als de hele maatschappij digitaliseert ook de logistieke sector in hoog tempo. Veel bedrijven houden hun digitale strategie en werkprocessen tegen het licht. Daarbij wordt de elektronische variant van de vrachtbrief, de eCMR, als belangrijk middel gezien om te vereenvoudigen en betere data te genereren, die als belangrijke input dienen voor de verdere verbetering van processen. Bij het werken met de eCMR zijn minder fysieke handelingen nodig, wat tijdswinst oplevert. Het hele transportproces is bovendien van A tot en met Z inzichtelijk. Omdat een zending beter te volgen is, dalen de risico’s en de daarmee gemoeide faalkosten.

De eCMR van TransFollow verbindt digitaal de IT-omgeving van de afzender, vervoerder(s) en ontvangers van goederen. In één overzichtelijk dashboard is de zending realtime te volgen, communiceren vervoerders en ontvangers snel en ontvangt iedere betrokken partij een elektronische proof of delivery met juridische zekerheid. Meer weten over TransFollow? Kijk dan TransFollow

Wil jij alle in's en out's van de CMR-vrachtbrief leren? Volg dan nu onze workshop, dat kan ook incompany.