Veco poetst achterstallige kennis over oorsprong op
Processen weer op orde door incompanytraining van evofenedex
Voor veel bedrijven is exportdocumentatie een routineklus, tot een douanecontrole problemen blootlegt. Zo ontdekte Veco, een wereldspeler op het gebied van hoogwaardige metalen precisiedelen, dat zijn kennis over oorsprongszaken verouderd was.
Willem Sangers, teamleider Logistiek bij Veco, windt er geen doekjes om als hij terugkijkt op de situatie van een jaar geleden. “We deden wat we ooit hadden geleerd, maar zonder de fundamentele kennis van het ‘waarom’. De alarmbellen gingen af toen de Douane een controle aankondigde. Niet geheel toevallig, zo bleek achteraf. Veco exporteerde regelmatig naar een land in Oost-Europa. Om de logistieke processen te stroomlijnen, werd voor elk artikel een aparte order en dus een aparte factuur gemaakt. Hierdoor bleven de factuurbedragen vaak onder de grens van zesduizend euro. “De Douane zag dit in zijn systeem”, legt Sangers uit. “Voor hen leek het alsof wij facturen bewust aan het splitsen waren om onder de grens te blijven waarbij je een formele vergunning nodig hebt voor het afgeven van oorsprongsverklaringen. Dat was helemaal niet onze intentie, maar het was wel de trigger voor een bezoek.”
Onderbouwing grootste probleem
Toen de Douane eenmaal bij het bedrijf binnen was, bleken de factuurbedragen niet het grootste probleem. Het echte pijnpunt was de onderbouwing. De Douane liet weten waar een tandje moest worden bijgezet. Veco kreeg een bepaalde periode om te laten zien dat zijn processen op orde waren. Veco schakelde daarom hulp in van evofenedex. Er was geen tijd voor een reguliere cursus van enkele maanden, er was behoefte aan een snelle chirurgische ingreep. Hans Kokje, docent Oorsprong bij de vereniging, werd ingevlogen voor een incompanytraining op maat.
Het grote voordeel van een incompanytraining is de focus. Waar een algemene training vaak breed uitwaaiert over diverse sectoren, zat Kokje bij Veco direct aan de knoppen van hun eigen systeem. Het hart van de training was het begrijpen van de ‘tariefpostverspringing’, waarbij het ROSA-systeem (Rules of Origin Self-Assessment) te gebruiken is als toetsingsmechanisme. Voor Veco was dit de verlossing. Uit de analyse bleek dat de grondstoffen die ze inkopen, onder een andere statistiekcode vallen dan de eindproducten die ze exporteren. Omdat deze transformatie substantieel genoeg is volgens de douaneregels, krijgt het product de EU-oorsprong.
Advies Oorsprong
Oorsprong vaststellen is complex en heeft gevolgen voor invoerheffing en douaneaangifte. Twijfels over oorsprongsregels, REX of preferentiële oorsprong? Plan een adviesgesprek in met een van onze specialisten.
Brede borging
Een cruciaal inzicht dat tijdens de training naar boven kwam, is dat trade compliance geen ‘feestje van de logistiek’ is. Het is een ketenverantwoordelijkheid. Daarom schoven niet alleen de logistiek medewerkers aan bij de training, maar ook de technical support-medewerkers die de artikelen aanmaken in het systeem. Hierdoor is de controle naar de ‘bron’ verplaatst. In de nieuwe procedure van Veco is vastgelegd dat bij het aanmaken van elk nieuw artikel direct de oorsprong wordt getoetst. De logistieke afdeling fungeert vervolgens als een tweede slot op de deur voordat de daadwerkelijke export plaatsvindt.
Naast de directe exportdocumentatie bracht de training nog een ander risico aan het licht: de inkomende en uitgaande leveranciersverklaringen. Veel bedrijven geven deze verklaringen af aan hun klanten binnen de EU zonder de achterliggende bewijsvoering te controleren. Ook bij Veco bleek dat deze procedure beter kon.
Wat opvalt in de ervaringen van de medewerkers van Veco is dat de training niet alleen over regels ging, maar ook over een cultuuromslag. Praten met een externe expert die ‘neutraal in de markt staat’ hielp om de urgentie intern te verkopen aan de directie.
Dit artikel is een samenvatting van een artikel dat eerder is gepubliceerd in Globe, het vakblad voor internationaal ondernemers van evofenedex. Het volledige artikel lees je hier.
Vragen over internationaal ondernemen?
Alice en haar collega's helpen je graag verder
