Hulp van AI bij opstellen due diligence statements EUDR

Diverse aanbieders zijn nu in dat gat gespron­gen en bieden een EUDR-tool aan die ondernemers werk uit handen neemt. Maar hoe kies je uit het aanbod? En welke criteria zijn daarbij voor je organisatie belangrijk? Dit soort vragen werden onlangs besproken in de zogenoemde Themagroep Ontbossing van evofenedex. Leden die in deze community zitten, noemden onder meer het Duitse ­osapiens, een specialist in een EUDR-tool.

Stijn Scheepers is directeur Benelux en Noordwest-Europa bij dat bedrijf. Hij legt uit dat zijn klanten gebruikmaken van osapiens HUB, een cloudplatform voor het opstellen en beheren van de vereiste due diligence statements (DDS). “Ik denk dat we onze klanten hiermee een unieke oplossing bieden”, stelt hij. “Met behulp van ons AI-gedreven cloudplatform ondersteunen we alle twintig complianceverplichtingen, inclusief die van de EUDR en de Corporate Sustainability Reporting Directive.”

DDS-code als sleutel

Voor elk in te kopen product moet voor de EUDR een DDS worden opgesteld, legt Scheepers uit. “Een fabrikant van een houten tafel moet dus voor drie onderdelen een DDS opstellen: voor het tafelblad, de tafelpoten en voor de deuvels die hij voor de verbindingen gebruikt. Het maakt wel verschil wat de status van de meubelfabrikant is. Is hij de directe importeur van het hout of de exploitant van Europees bos, dan is hij de operator. In dit geval is hij verantwoordelijk voor het waarborgen dat de producten die hij op de markt brengt, voldoen aan de EUDR-vereisten.

Heeft de meubelfabrikant de rol van handelaar en koopt hij producten die hier al op de markt zijn gebracht, dan kan hij gebruikmaken van het DDS van de importeur. Of eigenlijk van de DDS-code die is gelinkt aan het DDS dat na afronden van de procedure bij de EU en in onze hub voor de EUDR wordt gearchiveerd. Onze hub voor de EUDR maakt het mogelijk om due diligence statements voor beide rollen op te stellen en te beoordelen. Ook als het product veel complexer is dan de drie houten onderdelen die voor de tafel worden gebruikt.”

De basis van elk DDS voor de ontbossings­verordening is de opgave door de leverancier van de coördinaten van het perceel waar de koeien grazen of gewassen zijn geoogst. De EU heeft kaarten gepubliceerd met omvangrijke bosgebieden, maar legt de bewijslast neer bij het Europese bedrijf dat het product op de Europese markt brengt.

Scheepers: “Met de kaarten waarmee je navigeert op internet krijg je geen indruk van hoe het gebied voor 2021 was. We hebben daarom zelf AI ontwikkeld en getraind om recente beelden van een perceel te vergelijken met door ons aangekochte satellietbeelden van voor 2021. Dat doen we met grote precisie. We kunnen percelen van 10 bij 10 meter beoordelen.” In een presentatie geeft Scheepers een indruk van de werking van de software. Hij laat zien dat de coördinaten snel de locatie opleveren. Na een geautomatiseerde beoordeling laat een vinkje zien dat de inkoper daar geen problemen hoeft te verwachten en dat hij verder kan met het invullen van het DDS, óf dat hij beter met deze locatie kan stoppen.

osapiens HUB helpt importeurs ook bij het vereiste ESG-onderzoek voor import, het onderzoek in het cluster Environmental, Social and Governance. “Ons cloudplatform helpt de importeur om het DDS volledig in te vullen. Dus ook als het gaat om environmental legislation, lokale wetten, eigendomsrechten en de werk- en leefomstandigheden van boeren en productiemedewerkers.”

Ook daar zit kunstmatige intelligentie in, legt Scheepers uit. “AI speelt een belangrijke rol in osapiens HUB. Ze is geïntegreerd in het platform voor onder meer AI-gestuurde nieuws­bewaking voor due diligence en geo­locatie-analyse. Doorlopend worden nieuwsbronnen geanalyseerd om mogelijke mensenrechten- en milieuschendingen te detecteren. Verder gebruiken we AI voor generatieve taken zoals het samenvatten van documenten en het genereren van tekstuele suggesties aan inkopers. De AI-mogelijkheden maken deel uit van de risicobeheerprocessen van osapiens HUB. De inkoper, of beter gezegd degene die voor de Douane als aanspreekpunt genoteerd staat, moet veel antwoorden zien te vinden op vragen op het gebied van ESG. Hij moet afwegingen kunnen maken over risico’s zoals het aangeleverd krijgen van valse duurzaamheidscertificaten, corruptie en misstanden bij het verwerken van de oogst. Wij bieden hem een actielijst, met steeds de mogelijkheid een waarde tussen nul en vijf in te vullen voor de inschatting van het risico.”

Als de verklaring is ingevuld, kan de inkoper het DDS indienen bij het EUDR-register van de Europese Commissie voor beoordeling. Als het DDS de status ‘beschikbaar’ krijgt, kan de inkoper wel doorgaan en kan het DDS, of de referentiecode die daarnaar linkt, later worden gebruikt voor het inklaren van de goederen en voor volgende klanten. Scheepers: “Wat wij bieden is dat je het DDS volgens de eisen kunt invullen.”

Datum nadert

Zoals het er nu naar uitziet, is 30 december 2025 een belangrijke datum voor inkopers. Vanaf die dag moeten producten uit de zeven productgroepen op de Europese markt ver­gezeld gaan van een DDS-code. Scheepers verwacht dat bedrijven volgend jaar in de problemen komen. “osapiens is een grote speler, ik denk dat we marktleider zijn en de markt goed kennen. Naar onze schatting maakt op dit moment ongeveer 10 procent van de relevante importeurs gebruik van een EUDR-platform en 90 procent dus nog niet.”

Langer wachten kán niet, vindt hij. “Je moet immers rekening houden met levertijden. Als je dit najaar een product bestelt dat je in 2026 geleverd krijgt, moet je dit jaar een zorgvuldigheidsverklaring hebben opgesteld. Nog voordat je gaat bestellen. Als je wacht totdat het schip in Rotterdam gaat lossen, ben je te laat.”

Handvatten voor kiezen tool

Op zoek naar een passende EUDR-tool? Volgens Willemijn Gwanmesia, projectmanager IMVO en Trade Compliance bij evofenedex, kun je de volgende selectiecriteria gebruiken om een keuze uit het aanbod te maken:

• Ondersteunt de tool specifiek de EUDR of ook andere IMVO-wetgeving?
• Verandert de software mee als wetgeving wijzigt?

Functionaliteiten voor due diligence

• Kan de tool risicoanalyses uitvoeren in de hele supply chain? En om welke risico’s gaat het dan?
• Ondersteunt het deel rond monitoring en rapportages ook legaliteit zoals beschreven in de EUDR?
• Zijn er audit/rapportagefuncties?

Transparantie en traceerbaarheid

• Hoever brengt de tool beide in kaart? En geldt dat voor de hele keten?
• Kun je zelf documenten toevoegen en beheren? Denk aan verkregen EUDR-documentatie uit de keten, die vaak ook nog is opgesteld in een vreemde taal.

Integratiemogelijkheden

• Is een koppeling naar bestaande ERP- of SCM-systemen mogelijk?
• Ondersteunt de software API’s of andere koppelingen voor data-uitwisseling met TRACES?

Gebruiksgemak

• Heel belangrijk: is de tool gebruiksvriendelijk?

Rapportage- en databeveiliging

• Voldoet de veiligheid aan de standaarden zoals ook in de CSRD beschreven? En sluit de tool daarop aan?
• Zorgt de tool ervoor dat je compliant bent rond privacywetgeving?
• Worden opgeslagen gegevens goed beveiligd?