Wat exportmanagers moeten weten van douanezaken

Als eerste belangrijke aandachtspunt voor exportmanagers noemt Lammert de Jong de ICC Incoterms® 2020, oftewel de leveringsvoorwaarden. “Alleen als je voldoende kennis hebt van het op de juiste manier gebruiken van de Incoterms®-regels, kun je de verantwoordelijkheden, kosten en risico’s goed inschatten die jij - maar ook je klant - op je neemt met het sluiten van een verkooptransactie. Zo kun je risico’s vermijden en de juiste actie ondernemen als het een keer iets anders loopt dan gepland.”

Formaliteiten

Daarnaast vindt Lammert dat salesmanagers praktijkkennis moeten hebben van de formaliteiten van import en export. “Zeker bij verkoop buiten de Europese Unie (EU) moet je je ervan bewust zijn dat bij zo’n transactie allerlei formele processen horen en grofweg weten wat deze inhouden. Want een exporttransactie is een wettelijk proces, waarbij je verplicht bent formaliteiten te verrichten. Zoals het aanleveren van de juiste data van de goederen over de waarde, hoeveelheid en oorsprong daarvan. Ook is het handig te weten hoe je een douaneagent inschakelt en daarmee efficiënt samenwerkt. Alles om je export en import zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. Je hoeft niet alle details te kennen, maar moet wel weten wat belangrijk is en waar de valkuilen zitten.”

Lammerts ervaring is dat het nog wel eens ontbreekt aan aandacht voor deze formele processen. “Maar als je goederen verkoopt in de Verenigde Staten, moet je echt bekend zijn met de basis van het exportproces naar dat land. Welke masterdata heb je daarvoor nodig? Hoe krijg je de juiste documenten van de diverse overheidsinstellingen? Soms vergeten exportmanagers dit soort zaken wel eens en realiseren zij zich niet dat dit hick ups in de supply chain kan geven, en dus risico’s. Denk daarom niet alleen aan je verkoopcijfers maar kijk ook wat er moet gebeuren om de verkochte goederen de grens over te krijgen en hoeveel dat kost.”

Exportcontrole

Bij exportformaliteiten is exportcontrole momenteel een belangrijk thema. “Vooral als het om sancties op leveringen aan Russische bedrijven en onderdanen gaat”, aldus Lammert. “Maar er zijn nog veel meer regelingen die leveringen aan sanctioned parties beperken of zelfs helemaal verbieden. Zo mogen we niet verkopen aan Noord-Korea en Islamitische Staat. Exportcontrole is voor salesmanagers dan ook een belangrijk onderwerp om op de radar te hebben. Vraag jezelf vóór je een verkooptransactie sluit af of je de goederen wel mag verschepen naar land X of verkopen aan mevrouw Y om boetes te voorkomen.”
Dit gaat volgens Lammert verder dan het verrichten van formaliteiten. “Je moet ook weten of die ene persoon ‘gesanctioned’ is of dat je bij verkoop van dualusegoederen een exportvergunning van de Centrale Dienst voor In- en Uitvoer nodig hebt voor een bepaalde transactie. Dat zijn lange processen waarvoor je veel data moet aanleveren. Waar kun je die vinden? Daarbij komt dat je ook kennis moet hebben van de wereldwijde afspraken over dualusegoederen. Bovendien wordt exportcontrole een steeds breder begrip, dat zich bijvoorbeeld ook richt op het uitbannen van kinderarbeid in de productieketen. Met bedrijven die zich daar niet aan houden, kun je straks geen zaken meer doen.”

Douaneregimes

Een salesmanager moet ook kennis hebben van de verschillende douaneregimes die er kunnen zijn in het land waar zijn goederen aankomen. Zo kan hij de klant helpen de juiste keuze te maken voor het regime in zijn land. Lammert: “Stel je voor: ik verkoop vanuit Nederland materiaal naar Brazilië en mijn Braziliaanse klant exporteert dat materiaal weer naar Japan. Dan is het handig dat je weet dat je Braziliaanse klant dat materiaal niet in Brazilië moet inklaren maar beter in een douane-entrepot of Free Zone kan stoppen. Je moet dus weten wat de klant met jouw product doet. Gebruikt hij het om een nieuw product te maken en wordt dat nieuwe product dan weer geëxporteerd buiten het land van de klant? Of produceert hij voor de lokale markt? Ook actieve veredeling is iets om in de gaten te houden.

Om je klant goed te kunnen adviseren heb je weer kennis nodig van de classificatie van de goederen en dus van HS-codes. Zo kun je de klant laten zien wat het kost als het materiaal wordt ingeklaard in het land van bestemming. Vijf of tien procent inklaringskosten kan voor je klant aanleiding zijn om zijn materiaal te sourcen vanuit Nederland of een ander land; dit kan dus invloed hebben op je concurrentiepositie.
Dat laatste zeg ik ook voor de preferentiële oorsprong van goederen. Als salesmanager moet je basiskennis hebben van de vrijhandelsovereenkomsten om een inschatting te kunnen geven van de hoogte van de douanerechten die betaald moeten worden. Dit geldt ook voor de douanewaardeproblematiek, niet alleen vanuit het exportperspectief maar ook vanuit dat in het land van bestemming. Zo’n douanewaardebepaling gaat volgens overheidsregels, die weer uitgaan van de verkoopprijs van de goederen, gerelateerd aan de leveringsvoorwaarden en zo kunnen de Incoterms®-regels weer om de hoek komen kijken.”

Opleiding en tips

Lammert de Jong werkt bij Chemours Netherlands in Dordrecht, een grote productielocatie van een Amerikaans chemiebedrijf. Als teamleider Global Customs & International Trade stuurt hij een team aan, dat zich wereldwijd bezighoudt met douane en internationale handel. De kennis en ervaring die hij daarbij opdoet, gebruikt Lammert voor zijn nevenwerkzaamheden als docent van incompanytrainingen bij evofenedex. Zijn tips:

1. Verzamel informatie, volg een bewustwordingstraining en wissel van gedachten met collega’s en mensen die hetzelfde werk doen maar dan buiten je eigen kring;
2. Bespreek iedere keer als er nieuwe klant komt in een ander land, met je team de mogelijke veranderingen in het exportproces en bouw zo goede dossiers over jouw klanten op.

Dit artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen.